Personalvermittlung: Kosten, Ablauf und wann sie sich lohnt

Wenn eine Stelle seit Monaten offen ist, liegt der Anruf bei einer Personalvermittlung nahe. Für manche Positionen ist das genau richtig, für viele Fachkräftestellen aber ein teurer Umweg. Ich bin seit 2017 im Recruiting und erlebe beide Seiten: Unternehmen, bei denen ein Vermittler die richtige Wahl war, und Unternehmen, die nach einer Vermittlung mit leeren Händen dastanden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine Personalvermittlung arbeitet, wie sie abrechnet, worauf Sie im Vertrag achten sollten und für welche Stellen sie sich lohnt.

Was ist Personalvermittlung?

Ein Personalvermittler bringt Unternehmen und Bewerber zusammen. Die Person, die Sie einstellen, wird direkt bei Ihnen angestellt. Der Vermittler erhält dafür ein Honorar, das in aller Regel das Unternehmen bezahlt.

Zahlt ausnahmsweise der Arbeitsuchende, setzt das Gesetz eine Grenze: höchstens 2.000 € einschließlich Umsatzsteuer und nur, wenn der Arbeitsvertrag durch die Vermittlung zustande kommt [2]. Diese Grenze gilt nur für Arbeitsuchende. Was Sie als Unternehmen zahlen, wird frei vereinbart.

So grenzt sich Personalvermittlung ab

• Personalvermittlung: Die Person wird bei Ihnen angestellt, das Honorar wird meist bei Einstellung fällig.
• Headhunter und Personalberatung: gezielte Direktansprache einzelner Kandidaten, meist für Führungskräfte und Spezialisten. Abgerechnet wird oft in Raten.
• Zeitarbeit: Der Mitarbeiter bleibt beim Dienstleister angestellt und wird an Sie überlassen. Sie zahlen einen Stundensatz. Im Baugewerbe ist Arbeitnehmerüberlassung für Arbeiten, die üblicherweise von Arbeitern verrichtet werden, grundsätzlich unzulässig [3].
• Agentur für Arbeit: vermittelt arbeitsuchend gemeldete Menschen, für Arbeitgeber kostenfrei [4].
• Recruiting-Agentur: erreicht Kandidaten über eigene Kanäle und Werbung, die Kandidaten werden bei Ihnen angestellt. Abgerechnet wird häufig pauschal.

Wie arbeitet eine Personalvermittlung?

Der Ablauf ist bei den meisten Vermittlern ähnlich:

1. Auftrag und Anforderungsprofil: Sie beschreiben Stelle, Gehaltsrahmen und Anforderungen.
2. Suche im eigenen Netzwerk: Der Vermittler prüft seine Kandidatendatenbank und seine Kontakte.
3. Direktansprache: Zusätzlich schreibt er passende Profile an, meist auf LinkedIn und Xing.
4. Vorauswahl: Er führt erste Gespräche und stellt Ihnen ausgewählte Kandidaten vor.
5. Gespräche und Einstellung: Sie entscheiden, wen Sie einstellen.
6. Rechnung: Je nach Vertrag bei Vertragsunterschrift oder bei Arbeitsantritt.

„Klassische Personalvermittler greifen vor allem auf ihr bestehendes Netzwerk zurück. Sie haben meist eine Datenbank mit Kandidaten, die sie aktiv ansprechen, und schreiben zusätzlich Kandidaten auf LinkedIn und Xing an.“

Das ist zugleich die Grenze des Modells: Wer in keiner Datenbank steht und auf Berufsnetzwerken kaum aktiv ist, wird so selten erreicht. Das betrifft gerade viele technische und gewerbliche Fachkräfte.

Was kostet eine Personalvermittlung?

Üblich ist ein Honorar als Prozentsatz vom Jahresbruttogehalt der eingestellten Person. Als Orientierung: Personalberatungen lagen laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen 2024 im Schnitt bei 27,5 % des Zieleinkommens [1].

Die Honorarmodelle

• Erfolgshonorar: Sie zahlen nur bei Einstellung, und zwar für jede eingestellte Person erneut.
• Drittelung: Ein Drittel bei Auftrag, ein Drittel nach Vorstellung der ersten Kandidaten, ein Drittel bei Einstellung. Einen Teil zahlen Sie hier also auch dann, wenn am Ende niemand eingestellt wird.
• Pauschale: ein fester Betrag unabhängig vom Gehalt, bei manchen Anbietern auch für mehrere Einstellungen.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, Sie suchen eine Fachkraft mit 45.000 € Jahresgehalt und das Honorar liegt beim Durchschnittswert von 27,5 %. Dann kostet die Vermittlung rund 12.375 €. Wollen Sie drei Personen einstellen, sind es rund 37.125 €. Die tatsächlichen Sätze unterscheiden sich je nach Anbieter und Position, rechnen Sie deshalb mit den Zahlen aus Ihrem Angebot.

Personalvermittlung und andere Wege im Vergleich

Eine ausführliche Übersicht mit neun Wegen finden Sie im Ratgeber Mitarbeiter finden.

Was Kunden über Personalvermittler erzählen

Viele unserer Kunden haben vorher mit Personalvermittlern gearbeitet. Eine Erfahrung höre ich dabei immer wieder:

„Über den Personalvermittler wurde jemand eingestellt, nach zwei bis drei Monaten ist er wieder gegangen, und eine Nachbesetzung wurde nicht angeboten. Das kostet Unternehmen teilweise 7.000 bis 10.000 Euro für eine Vermittlung, und dann ist es natürlich enorm ärgerlich, wenn die Person nach zwei, drei Monaten wieder geht.“

Gut funktioniert hat es dagegen, wenn Führungskräfte oder Positionen mit hoher Verantwortung gesucht wurden. Dort gibt es in der Region oft nur sehr wenige passende Kandidaten, meist unter 100. Dann ist es richtig, sehr gezielt vorzugehen und jede Person einzeln anzusprechen.

Worauf Sie im Vertrag achten sollten

Bevor Sie unterschreiben, sollten diese Fragen geklärt sein:

1. Nachbesetzung: Was passiert, wenn die Person in der Probezeit geht? Gibt es eine kostenlose Nachbesetzung oder eine Rückerstattung, und wie lange gilt sie?
2. Fälligkeit: Wird das Honorar bei Vertragsunterschrift oder erst bei Arbeitsantritt fällig? Gibt es Vorauszahlungen?
3. Berechnungsgrundlage: Zählt nur das Grundgehalt oder auch Prämien, Zuschläge und Dienstwagen?
4. Exklusivität: Dürfen Sie parallel selbst suchen oder andere Anbieter beauftragen?
5. Herkunft der Kandidaten: Woher kommen die Kandidaten, und wie viele erreicht der Vermittler realistisch in Ihrer Region?
6. Mehrere Stellen: Was kostet es, wenn Sie zwei oder drei Personen einstellen?
7. Kandidatenschutz: Wie lange müssen Sie zahlen, wenn Sie eine vorgestellte Person erst später einstellen?

Wann sich eine Personalvermittlung lohnt und wann nicht

Eine Personalvermittlung passt, wenn …

• Sie eine Stelle mit sehr kleinem Kandidatenkreis besetzen, etwa unter 100 passenden Personen in Ihrer Region.
• es um eine Führungs- oder Leitungsposition geht, typischerweise mit einem Jahresgehalt ab etwa 100.000 €.
• das Anforderungsprofil so spezifisch ist, dass jede Person einzeln angesprochen werden muss.

Eine Personalvermittlung passt selten, wenn …

• Sie Fachkräfte mit einem Jahresgehalt unter rund 80.000 € suchen.
• Sie mehrere Stellen gleichzeitig besetzen wollen und für jede Einstellung erneut zahlen würden.
• Ihre Wunschkandidaten fest angestellt sind und weder in Datenbanken noch auf LinkedIn und Xing aktiv sind.

„Bei Fachkräftestellen unter 80.000 Euro Jahresgehalt würde ich nie einen klassischen Personalvermittler empfehlen.“

Die Alternative für Fachkräfte: Reichweite statt Netzwerk

Wir gehen bei Fachkräften einen anderen Weg. Wir sprechen auch Menschen an, die in keinem Netzwerk und keiner Datenbank vorhanden sind. Über digitale Werbung erreichen wir deutlich mehr Fachkräfte in Ihrer Region, auch auf Kanälen, die sie privat nutzen und auf denen man ihnen nicht persönlich schreiben kann, etwa Instagram, die Kicker-App oder Kleinanzeigen. Dadurch kommen mehr Bewerbungen zusammen, und Sie erreichen ganz andere Kandidaten als über ein Netzwerk.

Jeden Kandidaten prüfen wir telefonisch vor, Sie führen nur noch die Gespräche. Abgerechnet wird über eine feste Projektpauschale statt einer Provision vom Jahresgehalt. Innerhalb des vereinbarten Suchumfangs können Sie so auch mehrere Fachkräfte einstellen, ohne für jede Einstellung erneut eine hohe Provision zu zahlen. Wenn die Kandidatenlage es zulässt, sichern wir die Besetzung mit einer schriftlichen Einstellungs- und Probezeitgarantie ab.

Ein Beispiel: Die IPS GmbH hatte über zwei Monate über die Arbeitsagentur und Zeitungsanzeigen gesucht, fast ohne qualifizierte Bewerbungen. Mit uns kamen 200 Bewerbungen in sechs Wochen und 8 Einstellungen in sechs Monaten, darunter Schlosser, Gabelstapler- und LKW-Fahrer. Zur Fallstudie

Wie wir als Recruiting-Agentur für den Mittelstand arbeiten, lesen Sie auf unserer Leistungsseite. Ob Ihre Stelle besser über eine Vermittlung oder über unser System besetzt wird, sagen wir Ihnen ehrlich im kostenlosen Erstgespräch.