Ratgeber
Mitarbeiter finden: Was heute wirklich funktioniert.
Neun Wege im Vergleich, die häufigsten Fehler und fünf Hebel, mit denen Sie Fachkräfte schneller einstellen.
Kurz gesagt
Wie finde ich Mitarbeiter?
Von Nicolas Zurmühlen Kreyenkamp, Geschäftsführer · Stand: Oktober 2026
Am schnellsten finden Sie heute Mitarbeiter, wenn Sie Fachkräfte in Ihrer Region aktiv ansprechen. Eine Stellenanzeige allein erreicht nur die wenigen, die gerade suchen. Die meisten guten Fachkräfte sind fest angestellt und wechseln, wenn ein Angebot spürbar besser ist.
Dazu braucht es vier Dinge: ein klares, nicht zu enges Anforderungsprofil, konkrete Gründe für einen Wechsel, einen sichtbaren Auftritt als Arbeitgeber und einen schnellen Bewerbungsprozess. Welcher Weg für Ihre Stelle passt, hängt von Beruf, Region und Zahl der offenen Stellen ab. Die Übersicht der neun Wege zeigt die Unterschiede.
Aus der Praxis
Warum Betriebe keine Mitarbeiter finden.
Nicolas Zurmühlen Kreyenkamp
Gründer und Geschäftsführer, im Recruiting seit 2017
01
Die falschen Kanäle
Meistens liegt es an den Kanälen. Oft wird nur eine Stellenanzeige ausgeschrieben, darauf bewirbt sich zu wenig qualifiziertes Personal, und daraus entsteht der Trugschluss: Es gibt keine Mitarbeiter. Was fehlt, ist die aktive Ansprache der vielen Fachkräfte, die auf Stellenanzeigen gar nicht reagieren. Wer nur ausschreibt und wartet, arbeitet nach dem Prinzip Post and Pray.
02
Die eierlegende Wollmilchsau
Der zweite Grund: Das Anforderungsprofil ist zu eng geschnürt oder nicht klar definiert. Dann fühlt sich kaum jemand angesprochen, oder es gibt schlicht zu wenige Kandidaten, die infrage kommen. Hier lohnt es sich zu überlegen, wie man das Profil etwas öffnen kann.
03
Als Arbeitgeber unsichtbar
Drittens sind viele Arbeitgeber nicht bekannt, nicht sichtbar und haben keinen guten Außenauftritt. Das führt dazu, dass Kandidaten schon im Bewerbungsprozess wieder abspringen.
Im Vergleich
Neun Wege, Mitarbeiter zu finden.
Alle Wege können zu neuen Mitarbeitern führen. Sie unterscheiden sich darin, wen Sie erreichen, wie viel Arbeit bei Ihnen bleibt und wie abgerechnet wird.
| Weg | Wen Sie erreichen | Aufwand für Sie | Kosten | Passt vor allem für |
|---|---|---|---|---|
| Stellenanzeige / Jobbörse | Menschen, die gerade aktiv suchen | Hoch: Bewerbungen sichten, zurückrufen, Termine abstimmen | Preis je Anzeige und Laufzeit | Berufe, auf die sich viele aktiv bewerben |
| Bundesagentur für Arbeit | Arbeitsuchend gemeldete Menschen | Hoch: Vorschläge prüfen und nachfassen | Kostenlos | Helfer- und Einstiegsstellen |
| Empfehlungen aus dem Team | Das Umfeld Ihrer Mitarbeiter | Gering | Meist eine Prämie je Einstellung | Ergänzend – nicht planbar |
| Zeitung, Radio, Plakat, Banner | Breit in der Region | Mittel | Preis je Schaltung | Bekanntheit – Bewerbungen kaum messbar |
| Social Recruiting in Eigenregie | Auch Fachkräfte, die nicht aktiv suchen | Hoch: Anzeigen, Bilder, Videos, Sichtung, Rückrufe | Werbebudget plus Arbeitszeit | Betriebe mit eigenem Know-how und Zeit |
| Active Sourcing (LinkedIn, Xing) | Gezielt Einzelne – gewerbliche Fachkräfte sind dort wenig aktiv | Hoch: Profile suchen, anschreiben, nachfassen | Lizenzen plus Arbeitszeit | Ingenieure, Büro- und Führungskräfte |
| Personalvermittlung / Headhunter | Aktiv Suchende und gezielt angesprochene Einzelne | Gering | Meist ein Anteil am Jahresgehalt, im Schnitt 27,5 % [2] | Einzelne Spezialisten und Führungskräfte |
| Zeitarbeit | Mitarbeiter des Dienstleisters | Gering | Stundensatz für die Dauer der Überlassung | Kurzfristigen, befristeten Bedarf |
| Performance Recruiting | Aktiv und nicht aktiv Suchende in Ihrer Region plus Talentpool mit über 27.000 Fachkräften | Gering: Sie führen nur die Gespräche | Feste Projektpauschale | Technische, gewerbliche und kaufmännische Fachkräfte – auch mehrere Stellen parallel |
Ehrlich gesagt
Was unterschätzt wird und was überschätzt.
Unterschätzt
Unterschätzt werden die Plattformen, die Fachkräfte jeden Tag privat nutzen: Kicker, Instagram, Facebook, YouTube. Dort sind enorm viele Fachkräfte unterwegs, viele davon latent wechselbereit. Über diese Kanäle erreicht man sie sogar besser als über Berufsnetzwerke wie LinkedIn und Xing, auf denen Fachkräfte wenig aktiv sind.
Überschätzt
Überschätzt werden Zeitungsanzeigen, Radiowerbung, Plakate oder ein Banner in der Region. Von den Ergebnissen wird zu viel erwartet, und hinterher kann niemand sagen, wie viele Bewerbungen darüber kamen, weil es sich kaum messen lässt.
Nicolas Zurmühlen Kreyenkamp, Geschäftsführer
Praxisbeispiel
Zwei Monate ohne Erfolg, dann 200 Bewerbungen.
Die IPS GmbH hatte über zwei Monate über die Arbeitsagentur und Anzeigen in der regionalen Zeitung gesucht, fast ohne qualifizierte Bewerbungen. Wir haben ab dem ersten Tag Fachkräfte angesprochen, die fest angestellt sind und auf Stellenanzeigen nicht reagieren. Viele waren sofort offen für ein erstes Gespräch, weil sie bei IPS eine bessere Perspektive gesehen haben.
Gleichzeitig haben wir das Jobangebot viel attraktiver dargestellt und den Auftritt als Arbeitgeber deutlich verbessert. Das wirkt ganz anders als eine klassische Stellenanzeige.
- 200
- Bewerbungen in 6 Wochen
- 8
- Einstellungen in 6 Monaten
Eingestellt wurden unter anderem Schlosser, Gabelstapler- und LKW-Fahrer. Zur Fallstudie mit Video
Checkliste
Fünf Hebel, mit denen Sie schneller einstellen.
- 01
Ansprechen statt warten
Gehen Sie aktiv auf Fachkräfte zu, auch auf die, die fest angestellt sind. Sie reagieren selten auf Stellenanzeigen, sind aber oft offen für ein besseres Angebot.
- 02
Das Anforderungsprofil öffnen
Trennen Sie Muss von Kann. Prüfen Sie, ob Quereinsteiger aus verwandten Berufen mit Einarbeitung infrage kommen. Jedes gestrichene „Muss“ vergrößert die Zahl passender Kandidaten.
- 03
Als Arbeitgeber sichtbar werden
Zeigen Sie echte Mitarbeiter in Fotos und Videos und geben Sie Einblicke in die tägliche Arbeit. Das schafft Vertrauen, bevor das erste Gespräch stattfindet.
- 04
Konkrete Wechselgründe nennen
Gehalt, Arbeitszeiten, Fahrzeug, Einsatzgebiet, Weiterbildung: Je greifbarer die Vorteile, desto eher meldet sich jemand, der eigentlich nicht wechseln wollte.
- 05
Schnell reagieren
Melden Sie sich innerhalb von ein bis zwei Tagen zurück und halten Sie den Prozess kurz. Klären Sie offene Punkte im Gespräch, statt nur anhand des Lebenslaufs abzusagen.
Kosten
Was es kostet, Mitarbeiter zu finden.
Vergleichbar werden die Wege erst, wenn Sie fragen: Was kostet eine Einstellung, und wer trägt das Risiko, wenn keine zustande kommt?
Stellenanzeige
Sie zahlen je Anzeige und Laufzeit. Sichtung, Rückrufe und Terminabstimmung bleiben bei Ihnen, ebenso das Risiko, dass sich niemand Passendes meldet.
Personalvermittlung und Headhunter
Bezahlt wird meist je Besetzung als Anteil am Jahresgehalt. Laut BDU lag das Honorar von Personalberatungen 2024 im Schnitt bei 27,5 % des Zieleinkommens [2], bei 50.000 € Jahresgehalt also rund 13.750 €.
Social-Recruiting-Agentur
Üblich sind Einrichtung, monatliche Betreuung und Werbebudget. Für eine Stelle über drei Monate ergibt sich am Markt rechnerisch eine Spanne von rund 5.500 bis 18.000 € [1], unabhängig davon, ob jemand eingestellt wird.
Performance Recruiting
Eine feste Projektpauschale, unabhängig vom Gehalt der Stelle. Wie hoch sie ist, hängt von Anzahl und Art Ihrer Stellen ab. Im Erstgespräch erhalten Sie eine konkrete, unverbindliche Einschätzung.
Mehr zu den Abrechnungsmodellen finden Sie auf unserer Seite Recruiting-Agentur für den Mittelstand, die Kosten im Social Recruiting im Kostenvergleich für Social Recruiting und wie Vermittler abrechnen im Ratgeber Personalvermittlung.
Selbst suchen oder abgeben?
Wann Sie die Suche abgeben sollten.
Abgeben lohnt sich, wenn …
- Ihre Stelle ist seit Monaten offen und Anzeigen bringen kaum passende Bewerbungen.
- Sie brauchen Fachkräfte, die fest angestellt sind und nicht auf Jobbörsen unterwegs sind.
- Sie wollen mehrere Stellen oder Standorte gleichzeitig besetzen.
- Im Betrieb fehlt die Zeit, Bewerbungen schnell zu sichten und zurückzurufen.
Selbst suchen reicht, wenn …
- Auf Ihre Anzeige melden sich bereits genug passende Kandidaten.
- Sie haben im Team Zeit und Know-how für Anzeigen, Ansprache und schnelle Rückrufe.
- Sie brauchen nur für wenige Wochen Unterstützung. Dann passt Zeitarbeit besser.
Ergebnisse
So haben andere Betriebe Mitarbeiter gefunden.
Echte Kunden mit Ansprechpartner, Video und Zahlen. Alle Referenzen ansehen
EGT AG
Alexander S. · HR-Leiter
- Einstellungen
- 85
- Bewerbungen
- 700
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Coherent Corp.
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- Einstellungen
- 16
- Bewerbungen
- 160
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Polytec Thelen GmbH
Roman Piethold · Betriebsleiter
- Einstellungen
- 3
- Bewerbungen
- 110
3 Servicetechniker wurden eingestellt
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- Einstellungen
- 2
- Bewerbungen
- 80
Innerhalb von 8 Wochen über 80 qualifizierte Bewerbungen · 2 Zerspanungsmechaniker erfolgreich eingestellt
Nach Branche
Mitarbeiter finden in Ihrer Branche.
Typische Positionen, Ergebnisse und Besonderheiten der Suche für Ihre Branche.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zum Mitarbeiter finden.
Wie finde ich schnell neue Mitarbeiter?
Am schnellsten geht es, wenn Sie Fachkräfte in Ihrer Region aktiv ansprechen, statt nur auf Bewerbungen zu warten, und jede Bewerbung innerhalb von ein bis zwei Tagen beantworten. Bei uns kommt die erste qualifizierte Bewerbung im Schnitt nach 3–5 Tagen, besetzt ist eine Stelle in der Regel in 3–5 Wochen.
Wie finde ich Mitarbeiter ohne Stellenanzeige?
Über Kanäle, auf denen Fachkräfte privat unterwegs sind: soziale Netzwerke wie Instagram, Facebook und YouTube, Nachrichten- und Sportportale sowie Empfehlungen aus Ihrem Team. Dort erreichen Sie auch Menschen, die gerade nicht suchen, aber für ein besseres Angebot offen sind.
Warum bekomme ich keine Bewerbungen?
Meist aus drei Gründen: Die Stelle läuft nur über Anzeigen und erreicht damit nur wenige aktiv Suchende, das Anforderungsprofil ist zu eng, oder Ihr Unternehmen ist als Arbeitgeber kaum sichtbar. Oft hilft schon, das Profil zu öffnen und konkrete Wechselgründe wie Gehalt, Arbeitszeiten und Einsatzgebiet zu nennen.
Was kostet es, einen Mitarbeiter zu finden?
Das hängt vom Weg ab. Personalvermittler berechnen meist einen Anteil am Jahresgehalt, laut BDU im Schnitt 27,5 % (2024). Social-Recruiting-Agenturen berechnen oft Betreuung plus Werbebudget, für eine Stelle über drei Monate rechnerisch rund 5.500 bis 18.000 €. Wir arbeiten mit einer festen Projektpauschale. Eine konkrete Einschätzung erhalten Sie im kostenlosen Erstgespräch.
Lohnt sich ein Headhunter, um Fachkräfte zu finden?
Für einzelne Führungs- und Spezialistenpositionen kann ein Headhunter sinnvoll sein. Für technische und gewerbliche Fachkräfte, oft mehrere Stellen gleichzeitig, ist ein Honorar von einem Viertel des Jahresgehalts je Einstellung meist zu teuer. Hier passt regionale Direktansprache mit Vorqualifizierung besser.
Wie stelle ich Mitarbeiter ein, die gerade nicht suchen?
Sprechen Sie sie dort an, wo sie ohnehin unterwegs sind, und machen Sie den Wechsel einfach: ein klares Angebot mit greifbaren Vorteilen, eine Bewerbung in wenigen Minuten ohne Anschreiben und ein schneller Rückruf. Genau das übernehmen wir, inklusive telefonischer Vorqualifizierung.
Ist das Zeitarbeit?
Nein. Die Fachkräfte werden direkt bei Ihnen eingestellt, ohne Arbeitnehmerüberlassung.
Quellen
- [1] Dr. Web: Social Recruiting Agentur Vergleich (veröffentlicht 10.09.2026, aktualisiert 05.10.2026) – Einrichtung ab 1.000–3.000 €, Betreuung ab 1.000–3.500 € pro Monat, Werbebudget ab 500–1.500 € pro Monat und Stelle. Rechenbeispiel über drei Monate eigene Berechnung. Zur Quelle
- [2] Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU): Pressemitteilung vom 27.08.2025 – durchschnittliches Honorar von Personalberatungen 2024: 27,5 % des Zieleinkommens. Rechenbeispiel bei 50.000 € eigene Berechnung. Zur Quelle
Ihr nächster Schritt
Lassen Sie Ihre offene Stelle kostenlos prüfen.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre Stelle und Region an und sagen Ihnen ehrlich, wie schnell wir sie besetzen können.
Im Erstgespräch
Nicolas Zurmühlen Kreyenkamp
Gründer und Geschäftsführer
- Kostenlose Potentialanalyse und Erfolgseinschätzung
- Einblicke in unsere innovative Technik
- Strategieentwurf und mögliche nächste Schritte